Dominando el kardex: Herramientas esenciales para una gestión de inventarios exitosa

Dominando el kardex: Herramientas esenciales para una gestión de inventarios exitosa

En el complejo mundo de la gestión empresarial y logística, dos términos que a menudo se entrelazan, pero tienen funciones distintas son el ‘kardex’ y el ‘inventario’. Mientras que el inventario ofrece una visión general del stock de una empresa, el kardex se adentra en los detalles, proporcionando un seguimiento meticuloso de las entradas y salidas de cada producto. En este artículo, les contaremos a todos nuestros lectores emprendedores qué es exactamente un kardex, por qué es fundamental diferenciarlo del inventario y los diversos tipos de kardex disponibles.

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¿Qué es un kardex?

El Kardex representa un sistema meticuloso de registro diseñado para monitorizar de cerca los movimientos de inventario dentro de una empresa, ofreciendo una herramienta invaluable para la gestión eficaz de mercancías en el almacén. Su enfoque se concentra en registrar tanto las entradas como las salidas de productos, lo que simplifica la toma de decisiones relacionadas con la reposición de stock.

Este documento detalla todos los cambios que experimentan los activos de una empresa, ya sean bienes, materias primas o productos acabados. Habitualmente, proporciona información crucial sobre cada artículo, como la cantidad inicial, el saldo actual y los registros de entradas y salidas. Además, puede incluir datos adicionales, como fechas de adquisición, proveedores y cualquier otra información relevante para una gestión efectiva del inventario y el cálculo preciso de los costos asociados.

De manera más específica, el Kardex despliega su utilidad al controlar las entradas de mercancía, que pueden originarse tanto de compras a proveedores como de devoluciones de clientes. Asimismo, supervisa las salidas de productos por ventas, así como pérdidas por extravíos o robos en algunos casos.

¿Para qué sirve el kardex?

La principal función de un Kardex de inventario es conocer la existencia real de cada tipo de producto que maneja una empresa, ya que proporciona información detallada sobre las entradas y salidas diarias. Esto facilita una gestión adecuada y promueve el buen funcionamiento de la organización.

Con este sistema, la compañía puede llevar a cabo un control de inventario óptimo y obtener una visión clara y objetiva de su situación. Del mismo modo, los departamentos de contabilidad y administración pueden gestionar de manera efectiva los recursos del negocio. En resumen, los trabajadores pueden organizar mejor cada movimiento de mercancía que se realiza.

Diferencia entre kardex e inventario.

En ocasiones, los términos «kardex» e «inventario» se utilizan de manera intercambiable, como si fueran sinónimos, pero, a pesar de la estrecha relación entre ambos conceptos, son distintos en su naturaleza y función.

El inventario abarca todos los activos tangibles, materias primas y productos en posesión de una empresa, destinados a diversos propósitos, como el consumo interno, alquiler, fabricación de productos, prestación de servicios o venta. Es un componente esencial para calcular métricas como los días de inventario.

Por otro lado, el kardex constituye un sistema de registro de datos diseñado para controlar las entradas y salidas de todos los elementos en el inventario de una empresa, incluyendo activos tangibles, materias primas y productos acabados. Este formato fue desarrollado por el Grupo Kardex, fundado por James H. Rand, quien introdujo un sistema de tarjetas índice para agilizar el registro y almacenamiento de información sobre productos.

¿Qué elementos se encuentran en estos formatos?

Para crear un Kardex efectivo, es fundamental registrar una serie de datos específicos que permitan un seguimiento preciso de las entradas y salidas de los productos. A continuación, te mostraremos cuáles son estos datos indispensables:

  • Productos: Se refiere al producto del que se esté haciendo el inventario en el sistema.
  • Referencia: Es el código que se utiliza para identificar el producto del que se está haciendo el inventario.
  • Proveedor: Este es quien realiza a la empresa la venta de los productos en cuestión.
  • Cantidad máxima y cantidad mínima: Dentro de estas casillas se consignan las cantidades que se deben recibir tanto en su mínimo, como en su máximo.

Cada una de estas casillas actuará como un indicador para identificar qué producto está siendo inventariado en la empresa. A continuación, enumeraremos las casillas que deben completarse con los datos específicos y los costos correspondientes. Estos son de vital importancia y deben ser ingresados con precisión, ya que afectan al resultado final.

  • Fecha: El momento en el que entra a la empresa la cantidad determinada de cierto producto.
  • Detalle: En esta casilla se escribe el tipo de acción que ha realizado la empresa, si es una compra o una venta.
  • Entradas: La casilla se encuentra dividida en: Cantidad, para el número de elementos, Valor unitario de cada elemento y la del Valor Total de los elementos.
  • Salida: Es similar a la casilla anterior, utilizada para las ventas, con las casillas de cantidad, valor unitario y valor total.
  • Saldos: El sistema reflejará la existencia que queda para la empresa del producto en cuestión. Se podrá tener datos en las casillas de Cantidad, Valor Unitario y Valor Total.

De esta forma, la empresa podrá contar con todos estos datos de manera sistemática para gestionar su inventario. Esto resultará en una reducción del tiempo dedicado al trabajo, al eliminar la necesidad de realizarlo manualmente. Además, se traducirá en un ahorro de dinero y una optimización del tiempo para la empresa, todo en un formato mucho más ordenado.

Ventajas y desventajas del sistema Kardex.

Sin duda alguna, este tipo de sistemas o herramientas trae grandes ventajas a cualquier empresa que decida usarla para realizar sus inventarios. No obstante, también existen algunas desventajas que se harán notar sobre todo en los precios de los productos.

Es por eso que a continuación te mostraremos una lista de ventajas y desventajas que ofrece el sistema Kardex. Así que presta atención si eres uno de los interesados en incluir este tipo de sistema de facturación e inventario en tu empresa:

Ventajas de este sistema.

Estos son los puntos positivos que se pueden destacar de este tipo de sistema utilizado en la actualidad:

  • El Kardex permite un seguimiento detallado de las entradas y salidas de los productos, lo que proporciona un control preciso del inventario de la empresa.
  • El Kardex facilita la realización de auditorías internas y externas al proporcionar un registro claro y detallado de todas las transacciones relacionadas con el inventario.
  • Al mantener registros precisos de los niveles de inventario, el Kardex ayuda a evitar el exceso de almacenamiento de productos y optimiza el espacio en el almacén.
  • Al automatizar el proceso de seguimiento del inventario, el Kardex mejora la eficiencia operativa al reducir el tiempo y los recursos necesarios para gestionar el inventario manualmente.
  • La información recopilada en el Kardex proporciona a la empresa datos relevantes para la toma de decisiones informadas sobre la reposición de inventario, la gestión de proveedores y la planificación de ventas.

Desventajas al emplear el sistema.

Aunque es muy efectivo el sistema, se puede encontrar algunas desventajas que no siempre aplican. Puede cambiar según la empresa y el tipo de economía que se esté manejando:

  • La implementación de un sistema Kardex puede requerir una inversión inicial significativa en software especializado y capacitación del personal.
  • Aunque el Kardex automatiza muchos aspectos de la gestión del inventario, aún existe el riesgo de errores humanos al ingresar datos incorrectos o realizar transacciones incorrectas.
  • Si el sistema informático que sostiene el Kardex falla o experimenta problemas técnicos, podría resultar en interrupciones en la gestión del inventario.
  • El Kardex debe actualizarse regularmente para reflejar con precisión los cambios en el inventario, lo que requiere un seguimiento diligente por parte del personal.
  • Para algunas empresas, especialmente las más pequeñas, la complejidad del sistema Kardex puede resultar abrumadora y requerir recursos adicionales para su gestión y mantenimiento.

Tipos de kardex.

Cada empresa puede elegir el tipo de Kardex que mejor se adapte a sus necesidades y productos. Principalmente existen tres métodos, los cuales conservan el formato base, pero varían en el orden en que se registran las entradas, salidas y el cálculo de los saldos.

1. Sistema kardex con método promedio ponderado.

Este tipo de documento proporciona un precio de venta más equitativo en comparación con otros métodos. Se logra dividiendo el valor total del inventario de un producto entre la cantidad total disponible de ese artículo. De esta manera, todos los productos tienen el mismo precio, independientemente de las diferencias en sus costos de adquisición y momentos de entrada al almacén.

2. Sistema kardex con PEPS.

El método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) se basa en dar prioridad a los productos más antiguos en el inventario para su salida del almacén. Este enfoque es ideal para productos perecederos, aquellos con fecha de caducidad o propensos a deteriorarse con el tiempo. Además de prevenir pérdidas de mercancía, este método es beneficioso para mitigar los efectos de la inflación en la economía.

3. Sistema kardex con UEPS.

El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) implica que los productos más recientes recibidos en el almacén son los primeros en ser vendidos. Este sistema es adecuado para artículos que no tienen una fecha de caducidad o límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el tiempo. Si bien puede aumentar las ganancias, su aplicación está limitada en varios países debido a las posibles inconsistencias administrativas que puede generar.

Referencias.

Stefano Gasbarrino. (28 de diciembre de 2023). Qué es un kardex, tipos y cómo hacerlo. Blog de HubSpot. https://blog.hubspot.es/sales/que-es-un-kardex?hubs_content=www.hubspot.es%252525252F&hubs_content-cta=hsg-nav__box-link

Giuliana Oyarzún. (13 de marzo de 2023). Qué es Kardex y por qué no es lo mismo que inventario. Blog de ComparaSoftware. https://blog.comparasoftware.com/que-es-kardex/

N/A. (29 de septiembre de 2021). ¿Qué es el Kardex?. Blog de PCREDCOM. https://pcredcom.com/blog/software/kardex/

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