Diagrama de Gantt: Qué es, cómo crearlo y para qué sirve

La planificación es el credo de todo responsable de la gestión de proyectos. Pero la pregunta es ¿Cómo planificar de forma adecuada?

Es probable que en algún momento hayas escuchado el término diagrama de Gantt u hoja de ruta antes. El problema puede estar, en que posiblemente no sepas del todo lo que es un diagrama de Gantt, cómo crear un diagrama de Gantt o, incluso, por qué deberías usarlo.

Si bien los diagramas de Gantt pueden volverse bastante difíciles, especialmente cuando tratas de gestionarlos a través de excel, aunque los conceptos básicos son fáciles de entender. En esta entrada pretendemos contarles a todos nuestros lectores emprendedores qué es un diagrama de Gantt, para qué sirve, y cómo crear un diagrama de Gantt.

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¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt, que es muy usado en la gestión de proyectos, es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, trabajo o programas. Es una forma de visualizar la programación de los proyectos, de dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de trabajo. Cada barra de Gantt representa una etapa del proceso (o una tarea del proyecto) y su longitud, la duración de la tarea. Cuando se observa en perspectiva, los diagramas de Gantt ofrecen a los miembros del equipo un panorama general acerca de cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y cuándo. Gracias a los panoramas de gestión de proyectos en la nube los diagramas de Gantt pueden actualizarse y sincronizarse de forma rápida y para todos los miembros del equipo a la vez.

Ventajas y desventajas de los diagramas de Gantt.

Existen muchas ventajas de usar un diagrama de Gantt. Sin embargo, no son adecuados para todos los proyectos, ni para todos los estilos de gestión de proyectos. Conoce algunas de las ventajas y de las desventajas de los diagramas de Gantt antes de decidir si lo implementarás:

Ventajas:

• El diagrama de Gantt ofrece una referencia gráfica detallada para los gerentes del proyecto y los integrantes del equipo y asigna la responsabilidad por la finalización de las tareas a las personas y los equipos.
• Los diagramas de Gantt brindan una vista de alto nivel y detallada de los requisitos del proyecto.
• Pueden emplearse fácilmente para mantener a los grupos interesados y a los clientes informados de las fechas de entrega y del avance del proyecto.
• Un gráfico organizado puede permitir que los gerentes de proyecto visualicen las dependencias de las tareas para una planificación más eficiente.
• Estos diagramas son eficaces para crear fechas de entrega aptas para todo tu equipo y, al mismo tiempo, para crear soluciones para los posibles obstáculos.

Desventajas:

• A menos que uses un software de diagramas de Gantt con buenas funciones, pueden ser engorrosos en lo visual y difíciles de leer de un vistazo.
• Los diagramas de Gantt pueden ser herramientas gráficas complejas, especialmente cuando se trata de proyectos complejos con una gran cantidad de tareas.
• Requieren una actualización constante a medida que se finaliza cada tarea, lo que puede ser tedioso.

Pequeña historia del diagrama de Gantt.

La primera versión de un diagrama de Gantt fue elaborado por Karol Ademiecki, quien inventó lo que llamamos armonograma en 1896. Ademiecki divulgo sus hallazgos en polaco y ruso, lo que dificulto su acceso en los países de habla inglesa. En el año 1910, Henry Laurence Gantt popularizó, por su lado, un gráfico similar en los Estados Unidos, que elaboró con el objetivo de representar cuánto tiempo dedicaban los obreros de una fábrica a trabajar en una tarea específica. Desde entonces, se combinaron estos dos sistemas para crear lo que hoy conocemos en la era moderna como el diagrama de Gantt.

Todo comenzó con la intención de realizar seguimiento de las tareas de los obreros en las fábricas, pero más adelante, los diagramas de Gantt se transformaron en una forma muy distinta de dar seguimiento a los cronogramas de los proyectos. Originalmente, estos diagramas se elaboraban en papel, entonces, si las fechas cambiaban había que volver a dibujarlos. Más adelante, los responsables de proyectos empezaron a usar hojas de papel o bloques para representar las barras del diagrama de Gantt y así poder moverlas de acuerdo a sus necesidades. En la actualidad, al diagrama de Gantt se le denomina también hoja de ruta ya que muestra de forma visual la ruta del proyecto.

¿Quién usa un diagrama de Gantt?

Aunque el diagrama de Gantt está asociado más estrechamente con los gerentes de proyecto que trabajan en proyectos muy extensos o en cascada, el software para hacer un diagrama de Gantt online se ha hecho más accesible para otros roles. Hoy en día, cualquier persona que tenga una lista de tareas y fechas de inicio y finalización puede ingresar su información en un generador de diagramas de Gantt para tener un proyecto organizado al instante.

Los diagramas de Gantt pueden emplearse eficientemente en los siguientes roles:

1. Gerentes de Operaciones: Pueden usar los diagramas de Gantt para aumentar la eficiencia operativa.
2. Gerentes de Marketing: Usan diagramas de Gantt para planificar y rastrear las campañas de marketing.
3. Consultores: Usan diagramas de Gantt para dividir y rastrear las tareas entre tu equipo, el equipo del cliente y los subcontratistas, si los hay.
4. Gerentes de Planificación: Usan diagramas de Gantt detallados para planificar los cronogramas de varios empleados o equipos.
5. Gerentes de proyecto: Usan los diagramas de Gantt para crear una referencia detallada del cronograma previsto del proyecto, la titularidad de las tareas, y más.
6. CEO: Usan los diagramas de Gantt para controlar el avance del proyecto en toda la organización.

¿Cómo se construye un diagrama de Gantt en 7 etapas?

Repasemos las 7 etapas que se requieren para construir un Diagrama de Gantt con el cual mantener el control de tus plazos y tu proyecto.

1. Definir el alcance del proyecto.

En la fase del anteproyecto, antes de empezar, hay que tener claro:

• El objetivo o los objetivos que estás persiguiendo. En el caso de un proyecto civil, por ejemplo, el alcance puede ser la construcción de un edificio residencial, compuesto de 20 apartamentos.
• Los recursos disponibles, especialmente en términos de los miembros del equipo que participarán del proyecto. Cada profesional que requiera el proyecto debe estar contemplado desde el inicio para evitar retrasos debido a la falta de personal.
• Los entregables y resultados previstos para el final del proyecto, que ayudan a definir los hitos del mismo. En este caso, se pueden tratar de las memorias de cálculo de las obras acabadas, por ejemplo.
• El calendario de ejecución de los trabajos. Para empezar, determina si hay una fecha límite de plazo de entrega de las obras. La misma puede variar según el tipo de financiación del proyecto: pública, privada o propia.

2. Enumerar las actividades e hitos.

Se dice que este es uno de los pasos más difíciles y el que demanda más tiempo. Primero deberás identificar las tareas y las subtareas necesarias para completar tu proyecto. Considera utilizar una estructura de desglose del trabajo o hacer que varios integrantes de tu equipo colaboren para determinar qué actividades son fundamentales para tu proyecto con más precisión.

¿Qué nivel de detalle debes optar por implementar para el desglose de las subtareas? Depende de la escala de tu proyecto, esto es algo que solo tú o la Junta Directiva podrán definir.

Necesitamos ser lo suficientemente precisos para dividir las actividades lo mejor posible dentro del equipo y ver el progreso del proyecto completando actividades, pero no demasiado, a riesgo de perdernos en la cantidad de tareas.

3. Estimar la duración de las tareas.

Puede que para algunas tareas o actividades, ya tengas una fecha límite que viene dada por el cronograma de ejecución, si por ejemplo corresponde a la presentación de un entregable. Por lo tanto, sabes qué duración debes asociar.

Para las demás tareas, calcula su duración según la unidad que te parezca más precisa para el proyecto (horas, días, semanas, meses).

A continuación, las tareas deben desglosarse en el tiempo, por orden cronológico, a partir de:

• Su fecha de inicio,
• su fecha de finalización,
• su duración.

Así, cada tarea se materializa en forma de rectángulo horizontal, como una barra de progreso.

4. Establecer las interdependencias.

Establece relaciones entre las actividades del proyecto, con el objetivo de definir la secuencia lógica. Por ejemplo: la finalización de la tarea “Excavaciones para zapatas” y su finalización condicionará el inicio de la siguiente tarea, “Fundición de zapatas”.

Existen varios tipos de dependencias:

• De inicio a inicio: una tarea solo puede empezar si la tarea anterior ha empezado;
• De inicio a fin: una tarea solo puede terminar si la anterior ha comenzado;
• De fin a inicio: una tarea solo puede comenzar si la anterior ha terminado;
• De fin a fin: las tareas deben terminar al mismo tiempo.

Prepara el Diagrama de Gantt determinando la fecha más temprana y la más tardía para cada etapa. También muestra la ruta crítica: la secuencia óptima de tareas para completar el proyecto en el plazo previsto.

5. Planificar las tareas.

Para cada tarea, ya has establecido una fecha de inicio, una fecha de finalización y/o duración. Ahora solo tienes que proyectarlas en el calendario de ejecución del proyecto.

¿Se traslapan varias actividades y te cuesta priorizarlas? Utiliza una matriz de Eisenhower para definir la urgencia y la importancia de cada tarea.

6. Asignar recursos humanos.

Asigna cada tarea a un responsable, estimando la cantidad de trabajo asignada a cada persona para equilibrar las tareas en función de su disponibilidad. De este modo, cada miembro del equipo del proyecto tiene su propio horario y sabe cómo priorizar sus tareas.

7. Automatizar los flujos de trabajo.

Una vez has creado la planificación y asignación de tareas en tu diagrama de Gantt, es el momento de optimizar y agilizar los flujos de trabajo mediante la automatización. Esto permitirá simplificar procesos, minimizar errores y maximizar la eficiencia en la ejecución del proyecto.

Existen diversas herramientas y software disponibles que te permiten automatizar tareas y procesos repetitivos. Pueden ayudarte a gestionar:

• La gestión de tareas y la asignación de recursos: Asigna tareas automáticamente según la disponibilidad de los recursos y las dependencias establecidas en el Diagrama de Gantt;
• El seguimiento de tareas: Envía recordatorios automáticos y notificaciones de avance de tareas;
• La comunicación entre el equipo: Comparte archivos, comentarios y actualizaciones en tiempo real, y mucho más.

Referencias.

María Fernanda Aguirre. (12 de mayo de 2023). Diagrama de Gantt: la tabla de salvación de los proyectos en construcción. Blog de Appvizer. https://www.appvizer.es/revista/organizacion-planificacion/gestion-proyectos/construccion-diagrama-de-gantt

Julia Martins. (12 de septiembre de 2022). Diagrama de Gantt: qué es y cómo crear uno con ejemplos. Blog de Asana. https://asana.com/es/resources/gantt-chart-basics

Lucidchart. (N/A). Diagrama de Gantt: Qué es y para qué sirve. Blog de Lucidchart. https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-un-diagrama-de-gantt

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